La importancia de la Planificación (1ª parte)

El objetivo de la planificación en la empresa es organizar los recursos en el tiempo, para optimizar su uso y conseguir satisfacer la demanda al menor coste posible y con el máximo beneficio para la organización.

Sin embargo, la planificación no se resolverá de forma sistemática, porque en las empresas existe un gran número de variables que afectan a la decisión a tomar, y por lo tanto, hacen muy difícil la automatización de este proceso. En este artículo trato de mostrar la importancia que tiene este proceso, y las ventajas que ofrece la externalización de procesos para quienes realizan este análisis.

 

Niveles de Planificación

 

En función del horizonte de tiempo para el que se toman las decisiones, existen diferentes niveles de planificación de la producción. Estas son las más habituales:

 

  • Planificación de Ventas y Operaciones (PVO)

El plan estratégico integra los planes de todos los departamentos en una organización y normalmente es actualizado anualmente. De cualquier manera, estos planes deben ser actualizados conforme pase el tiempo para se puedan tomar en cuenta los pronósticos más recientes, así como las condiciones de mercado y económicas de la propia empresa.

 

El objetivo de esta planificación, que oscila en un horizonte de entre 3 y 18 meses, es tomar unas decisiones anticipadas, en base a una estimación de ventas, para determinar la mejor manera de atender la demanda, al mínimo coste posible y optimizando los recursos disponibles. Es habitual realizar esta acción contemplando un ejercicio completo.

 

Esta planificación a largo plazo evitará que se produzcan imprevistos, que puedan dar lugar a retrasos en la entrega a los clientes.

 

La PVO -o SOP, Sales and Operatins Planning- , combina la planificación agregada de ventas con la planificación de producción, por lo que se trata de una actividad multifuncional a cargo de los principales departamentos operativos de la compañía, entre otros:

  • Marketing y Ventas.
  • Producción.
  • Aprovisionamiento.
  • Administración y finanzas.
  • Recursos humanos.

 

  • Planificación Maestra de la Producción (PMP)

Se trata de una decisión operativa, que no es recomendable realizar para periodos superiores a 12 semanas, en la que se decide qué artículos finales se deben fabricar y en qué cantidades y periodos de tiempo.

 

A partir del PMP, suele elaborarse con el mismo horizonte la Planificación de las Necesidades Materiales (MRP). Este indica en qué momento se han de mandar las ordenes de fabricación y de compra, incluyendo cantidades, para que se factible cumplir con lo especificado en el PMP.

 

  • Planificación detallada

Normalmente se realiza cada semana, o al día en función del sector de actividad, y se basa en preparar el programa de fabricación que tendrá que realizar cada máquina y cada operario.

Campo de aplicación

 

En general son herramientas útiles para todas las organizaciones. Fundamentalmente, son las dedicadas a la producción industrial las que emplean la planificación de ventas y operaciones. En el caso de las empresas de servicios auxiliares, especialmente en las que fácilmente se consigue  capacitar al personal, puede ocurrir que la planificación de ventas y operaciones no esté formalizada y se emplee únicamente en casos particulares.

Lamentablemente, en muchas organizaciones cuentan con modelos PVO enfocados exclusivamente en el corto plazo (o sin actualizar) y otras carecen del mismo. Es frecuente escuchar a directivos decir “Es imposible pronosticar este negocio, es muy dinámico y cambiante”. Sin embargo los que lo conocemos sabemos lo valioso que puede llegar a ser incluso en los mercados más volátiles.

 

 

La importancia de la Planificación de Ventas y Operaciones en el Desarrollo Estratégico

 

La Planificación de Ventas y Operaciones es el proceso de revisar continuamente el Plan Estratégico de negocios y coordinar los planes de los diferentes departamentos. Se trata de un plan de negocios plurifuncional que involucra a ventas y marketing, a operaciones, a recursos humanos, a ingeniería, y a finanzas. Marketing define la demanda, así como Operaciones representa la fuente. PVO es el escenario donde el plan de producción se desarrolla.

 

En la PVO los productos o servicios suelen agruparse en “familias de productos”, de ahí que este tipo de planificación se conozca también con el nombre de “Planificación agregada”.

 

Si nuestra empresa se dedica por ejemplo a fabricar bicicletas (o mantener y reparar salas de calderas), desde el punto de vista de nuestros compañeros de Marketing cada bicicleta (o  mantenimiento/reparación) será diferente para distintos clientes, pero si para producirlos se emplean los mismos recursos, la planificación de ventas y operaciones puede agruparlas en dentro de la misma familia.

 

Otro motivo por el que se trabaja con familias de productos es que los pronósticos de demanda que se realizan para llevar a cabo la planificación (habitualmente tomando como referencia lo establecido como Business as usual), son más precisos cuando se desarrollan de manera conjunta que cuando se realizan por productos específicos.

 

Partiendo de esta planificación, es posible comenzar a actuar sobre los siguientes puntos clave de gestión de cualquier empresa:

 

En definitiva, que la existencia de la PVO es el que marca gran parte de las acciones del back office y es punto de enlace entre producción y ventas. La ejecución de este proceso hace que la compañía tenga una mayor estabilidad y permite anticiparse a solucionar futuros posibles problemas en la gestión de la actividad.

 

Balance de recursos

 

Todas las empresas tienen a su disposición diversas alternativas para realizar la planificación de ventas y operaciones.

En general, estas alternativas se engloban en dos categorías:

  1. Estrategias externas: se enfocan al cliente para intentar alterar la demanda (Marketing). Por ejemplo:
    • Fijación de precios: consiste en modificar el precio del producto.
    • Promociones: incentivos especiales que se emplean para incrementar la demanda.
    • Publicidad: una estrategia común para captar la atención del cliente y aumentar la demanda.
  2. Estrategias internas: inciden en la producción y en cadena de suministro. Son:
    • Contratar y despedir.
    • Trabajadores eventuales.
    • Externalización: la empresa contratará a un proveedor para que genere la producción requerida o parte de ella.
    • Inventario: se trata de generar inventario durante los periodos de baja demanda, y utilizarlo para atender los pedidos en periodos de alta demanda.
    • Cartera de pedidos: la compañía aceptará pedidos incluso si no dispone del inventario o la capacidad para cumplir la demanda inmediata, pero bajo la promesa de satisfacerlo cuando la capacidad esté disponible.
    • No atender la demanda: La empresa rechazará el pedido de un cliente si no cuenta con el inventario o la capacidad para atenderlo.

Ventajas competitivas

 

Si analizamos las estrategias internas una a una, podemos apreciar que la mayoría de ellas presentan desventajas importantes que pueden traer consecuencias perjudiciales para la compañía.

  • Contratar y despedir:

Las variaciones del personal es una de las opciones que personalmente menos me gustan. Destaco algunas razones:

  • La contratación y la acogida de trabajadores suponen un coste tanto económico como de oportunidad importante.
  • Los despidos, al margen de su coste económico, generan mal ambiente en la organización e inseguridad en los mejores empleados, llegando a incluso a dañar la imagen de la compañía tanto a los ojos de la sociedad como a talentos del sector.
  • En estos vaivenes de personal, podemos perder profesionales muy validos.

 

  • Trabajos temporales:

Tal y como expuse anteriormente, se trata de una opción óptima para poder absorber cargas de trabajo puntuales. Sin embargo, según el uso de esta herramienta va viendo ampliada su duración comienzan a aparecer desventajas que no compensan las ventajas obtenidas.

 

Muchas organizaciones de nuestro entorno, hacen uso continuado de estos servicios cuando realmente si existiera una planificación adecuada, podrían obtener mayor ventaja apostando por el outsourcing estratégico.

 

  • Inventario:

Costes de inventario, riego de deterioro u obsolescencia, tiempo de retribución del capital invertido, flujo de caja… hay muchos indicadores que ponen en manifiesto que financieramente no aconsejan tomar esta opción. Por no hablar de los cambios de diseño o defectos de fabricación que puede tardarse en verse descubiertos.

 

En caso de haber externalizado algunas de nuestras actividades  o procesos, quizás fueran nuestros proveedores los que tendrían que apostar por esta alternativa y asumir los costes generados (en función de las estipulaciones negociadas en el contrato).

 

  • Cartera de pedidos y No atender la demanda:

En un mundo globalizado donde la oferta es comúnmente más alta que la demanda, dónde los mercados muchas veces se rigen por licitaciones internacionales que se deben atender en muy poco tiempo, ambas serían la última opción a tomar. Hoy los mercados que van muy rápido,  y siempre hay alguien con capacidad disponible ¿Podemos permitírnoslo?

 

De este breve y rápido análisis, se puede concluir que el outsourcing puede ser una herramienta estratégica de gran valor, especialmente en mercados volátiles donde es la incertidumbre quien impera.

 

Se ha creado el paradigma de que lo que prima es el corto plazo, invirtiendo tanto empresas como profesionales ingentes cantidades de dinero en implantación y formación en la filosofía Lean, el kaizen, smed, etc. y se olvida con frecuencia que con una planificación a medio-largo plazo podemos contribuir a satisfacer la demanda con garantías y al menor coste posible y con el máximo beneficio para la organización. Y en este contexto, la externalización es una alternativa que puede marcar la diferencia y garantizar ventajas competitivas duraderas en el tiempo.

 

En el siguiente post ahondaré en las ventajas que ofrece la realización de un Plan de Recursos derivado de un Plan de Operaciones y Ventas, y expondré lo útil que puede resultar el Outsourcing de Procesos.

 

Me gustaría aprovechar este tema para generar un foro donde podáis compartir cuales son vuestras estrategias en la planificación.

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