La importancia de la Planificación (2ª parte)

Tal y como explicaba en el anterior post, introducir entre nuestras rutinas de trabajo la planificación de ventas y operaciones aporta varios beneficios:

 

  • Proporciona un medio para actualizar el plan estratégico de la empresa cuando cambian las condiciones iniciales o previstas.

 

  • Obliga a revisar los planes funcionales de cada área (marketing, producción, finanzas, recursos humanos, etc), permitiendo planes coordinados más realistas y adaptados a las condiciones actuales del mercado o de la economía. Esta revisión habilita a prever o planificar mejor los cambios, ofreciendo así una mejor posición a la organización para poder alcanzar los objetivos previamente fijados.

 

  • Permite una mejor gestión de inventarios y una mejor administración de la producción, garantizando un enfoque más preciso entre volumen y variedad y garantizando un mejor equilibrado entre la demanda y el suministro.

 

  • Fomenta el trabajo en equipo, mientras la comunicación interna aumenta.

 

Por tanto, la POV es un plan muy minucioso acerca del uso de los recursos de la compañía que alineados con la visión y estrategias desarrolladas en el plan estratégico. Estos recursos no se centran tan solo en los productivos, si no que de una manera u otra contempla los de todas las áreas de la empresa. Es un método de planificación, cuyo objetivo es conciliar los pronósticos comerciales con los requerimientos logísticos y financieros.

 

¿Y cómo podemos saber si lo estamos haciendo bien? ¿Podemos mejorar nuestras planificaciones? Mi recomendación es monitorear de forma regular los siguientes indicadores:

  1. Nivel de servicio para el periodo planificado
  2. Pedidos pendientes o no atendidos.
  3. Lead Time de las familias de producto.
  4. Rotación, efectividad y niveles de stock.
  5. Precisión en el pronóstico de la demanda.

 

Cómo manifestaba en el anterior artículo, de la realización de este ejercicio derivarán acciones que agruparemos en un Plan de Recursos.

 

Los Beneficios de un Plan de Recursos

 

Las organizaciones que tienen sistematizada la planificación de operaciones y ventas poseen la capacidad de hacer un plan de recursos que les permite optimizar los resultados, y siendo optimistas, desterrar para siempre el síndrome de fin de mes, inventarios desproporcionados o sobrecostes por urgencias.

 

           1.Gestión de Personas

 

Resulta crucial definir el número de empleados que serán necesarios para cumplir con la PVO, así como saber si ese trabajo requiere de algún tipo de cualificación especifica o no, la formación necesaria tanto a nivel general como a nivel departamental o si puede ser necesario apoyarse en profesionales externos.

 

Es muy importante elaborar y mantener actualizado un conjunto de procedimientos por cada área o departamento, facilitándose de esta manera la incorporación de un nuevo miembro en el equipo, posibilitando que se centre de formar rápida y ágil en el cumplimiento de los objetivos de su departamento y los de la compañía.

 

Previamente, deberán definirse las tipologías de perfiles, puesto que esto permitirá una mayor flexibilidad en el momento en el que se manifieste necesaria alguna incorporación.  Esta labor facilita muchísimo el desempeño de los compañeros del departamento de selección, pues podrán prever qué tipo de perfil de personas y comenzar la búsqueda de posibles empleados sin las estrecheces y prisas del día a día.

 

En los casos en los que existan dificultades de encontrar candidatos, o que no sea posible contratarlos al precio que previamente se habría definido, este ejercicio permitirá comenzar la búsqueda de recursos externos con antelación.

Sin embargo, el hecho de tener tan claro el numero y perfil de las personas que vamos a tener en nuestra actividad, facilita también la posible externalización de procesos completos de negocio beneficiándonos de las ventajas que he expuesto en anteriores post.

 

           2.Gestión de stocks

 

Es importante tener contemplado en la PVO los inventarios con los que contará la compañía, tipología de materiales o productos finales sobre los que se realizan los inventarios, valor medio de los stocks necesarios para cubrir las necesidades de la compañía pero sin incurrir a sobrestocks que no vayan a ser utilizados a corto y supongan el apalancamiento de recursos.

 

Se contemplaran, a su vez, tiempos medios de recepción de pedidos en caso de necesidad, de hecho cada vez es más habitual firmar con los proveedores habituales contratos con penalizaciones en el caso de que no se realicen las entregas dentro de los plazos establecidos.

 

           3.Gestión de proveedores en el plan de operaciones.

 

A pesar de que tengamos negociados compromisos de capacidades y plazos con los proveedores, es muy importante contar con un protocolo para poder informarles de nuestras previsiones de ventas o producción.

Además, en este ejercicio de análisis, se obtendrá información que pueda indicar si es necesaria la proactividad para lograr nuevos proveedores.

           

           4.Gestión financiera

 

Directamente relacionado con el plan financiero, pero dependiente del plan de ventas y operaciones, los resultados mejoran por la combinación del aumento de los ingresos y/o reducción de los gastos.

El disponer de una sistemática de compra acompasada con la realidad, permite mejorar el flujo de efectivo ya que se mantendrán en niveles saludables los inventarios.

 

           5.Gestión Comercial

 

La visibilidad de las previsiones de la organización contribuye a que el equipo de ventas centre sus esfuerzos en los periodos en los que se intuye disponibilidad de capacidad de producción, pudiéndose generar para ello planes específicos como promociones o mayor énfasis en la prospección en las semanas anteriores.

 

Por otro lado, será más difícil que se adquieran compromisos con clientes que después difícilmente se puedan atender en términos de calidad y/o plazo, y de tener que atenderlos existirá un plan B.

 

El PVO es un proceso que permite incluir a todas las áreas de la operación de una empresa, que al ser bien implementado, logra un funcionamiento más ágil y fluido, convirtiéndose en un eje estratégico para esta.

 

La planificación táctica hace aterrizar a la planificación estratégica a una realidad operativa adaptando las características de la empresa capacitándola a mejorar sus resultados mientras se enfrenta a las eventualidades del mercado.

 

Esta planificación permite identificar los procesos u operaciones que o bien no otorguen ventajas competitivas o bien sean de poco valor añadido, pudiendo comenzarse un proyecto de subcontratación o externalización que permita tomar la mejor decisión.

 

Finalmente, tan solo queda la planificación de la producción, una de las claves el éxito –o fracaso- empresarial. Tomando como ejemplo el caso de una planta industrial, para una planificación ágil y realizable será fundamentales la información fiable y veraz. Si se han realizado previamente el resto de planes se habrá casi garantizado que se dispone de un equipo dimensionado y formado, así como de los medios y recursos adecuados. Aun así, no son pocos los factores a tener en cuenta: 

Esta planificación permite identificar los procesos u operaciones que o bien no otorguen ventajas competitivas o bien sean de poco valor añadido, pudiendo comenzarse un proyecto de subcontratación o externalización que permita tomar la mejor decisión.

 

Finalmente, tan solo queda la planificación de la producción, una de las claves el éxito –o fracaso- empresarial. Tomando como ejemplo el caso de una planta industrial, para una planificación ágil y realizable será fundamentales la información fiable y veraz. Si se han realizado previamente el resto de planes se habrá casi garantizado que se dispone de un equipo dimensionado y formado, así como de los medios y recursos adecuados. Aun así, no son pocos los factores a tener en cuenta: 

 

Resumiendo, el asunto más importante para llevar a cabo una planificación integral (desde el plan estratégico hasta el plan de recursos) está muy directamente relacionado con la mejora de resultados de la organización. La planificación permite a la organización una gestión más profesional y menos basada en improvisaciones porque:

  1. Permite conocer mejor la realidad de la organización a nivel global, y las distintas realidades de cada área o departamento.
  2. Facilita identificar los cambios –tanto externos como internos- y desarrollar que se puede esperar, anticipándose a los hechos.
  3. Posibilita visualizar nuevas oportunidades y amenazas y preparar al futuro, aunque sea impredecible, enfocando la misión de la organización y orientando de manera efectiva su rumbo.
  4. Mejora el nivel de servicio, potenciando la satisfacción del cliente, pudiendo aumentar su rentabilidad y contribuyendo a la fidelización.
  5. Otorga la capacidad de mejorar la coordinación de las actividades, facilitando la mejora del manejo de recursos.
  6. Puede constituir una excelente palanca para la generación de un proceso de mejora continuo.
  7. Mayor control, teniendo un tablero de indicadores que impacta las áreas de operaciones e incluye mediciones de resultado de negocio.
  8. Concede la capacidad de pilotar la estrategia y evaluarla correctamente, otorgando la facultad de modificarla.

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